英文でメールを書く時、日本語式で書いていませんか？
日本語式とは、先に背景や説明を下記、最後に結論を持ってくるタイプです。
日本語式でメールを書いていると（もしくは話していると）ネイティブは「この人は何が言いたいの？」と首をかしげてしまうことがあります。
通じる英語は、文法が間違っていないということよりも、「構造が英語らしくできている」ことの方が重要です。
例えばこんな感じです。
「お世話になっております。
今度のミーティングの件なのですが、出席するはずだった弊社のエンジニアが、インフルエンザを患ってしまい1週間ほど出社できなくなってしまいました。
つきましては、大変お手数ですがミーティングの日程をご変更頂くことは可能でしょうか。」
日本語のメールとしてはごく普通ですね。
しかしこれをそのまま英文にしてはいけません。
英文メールは、最初の2行を読んで、「どうしたいのか」の結論が書かれていないとその後も読んでもらえません。
上記の例はまだ良い方ですが、難しい話になってくると、5-6行にも渡って背景の説明が延々とされていたりして、そのようなメールは素早くレスポンスを貰えません。
上記の文を英語式の考え方で書くと下記のようになります。
Hi xxxx,
I hope everything is well with you.
I’m writing to you because I was wondering if it’s possible for you to change the date of our next meeting.
The engeneer who was supposed to attend the meeting got the Flu and he’s not going to be able to work for a week.
I would appriciate if you could let me know your availabilities.
上記のように、必ず最初に「どうしたいのか」「このメールの目的」を知らせましょう。
その後で、説明を加えます。英語でメールを書いたら、読みなおしてみて最初の2行で言いたいことが伝わっているか確認しましょう。
また、そのメールで必要でないと思われる情報は、バッサリ切ってシンプルな文面にしましょう。
例えば
「今週末までに出す予定だったバグフィックスですが、後1週間待ってもらえますか。
実は、地震でサーバが壊れたため入れ替えの必要があり、その作業が遅れたため
今週に行う予定だった検証作業が遅れております。」
上記の文章では、言いたいことは最初に来ていますが、その後の「地震でサーバが壊れたため入れ替えが云々」という文章は、二次的な情報で、伝えなくともメールの意図は伝わります。
ただ、納期を遅らせてもらう理由として「今週するはずだった検証作業が終わっていない」ことは伝えなければなりません。
木に例えるならば、枝葉の方まで説明しようとせず、幹の部分だけを伝えるようにした方が意図がクリアに伝わります。
英語は「結論を先に、その後理由を加える」ことが大切です。この時、理由はなるべく具体的で、それによるメリット／デメリットも書き加えるとなお良いです。
私が「日本語式ではダメなんだ」と思ったのは、外資に入ってから上司と様々な件で話し合う中で、私が延々と背景を説明しても理解してもらえなかったことからです。（背景から分かってもらおうと試みる、つまり日本式）
その後、「こうしたい。何故ならこのようなメリットがあるから」という言い方に切り替えたところ、うまくOKを貰えるようになりました。
最近、この事について書いてある良い本を見つけました。
「ハーバード式ロジカル英語」
これは英語の文法や表現の本ではなく、英語の文の構造について説明したものです。
何となく「ハーバード式」と書いてあるとハーバードの人しかやっていないような印象を受けますが、ネイティブは大抵誰でもこのような考え方（最初に結論、その後に理由）で話します。
単語や表現をを覚えたりすることも大切ですが、英語を使う人は「ネイティブ式の構造」について知っておくと、より相手を説得できたり、話を聴いてもらえたりとメリットがたくさんありますよ。
